Član 13 Zakona o upravnom postupku predviđa načelo prikupljanja podataka po službenoj dužnosti, čije je uvođenje napravilo korak naprijed kada je u pitanju obaveza građana da dostavljaju podatke organima. U najkraćem, organi vas više ne smiju pitati da im dostavite dokument, uvjerenje ili podatak koji oni ili neki drugi organ već imaju.
Prema ovom načelu, javnopravni organ prilikom odlučivanja u upravnom postupku, po službenoj dužnosti vrši uvid, pribavlja i obrađuje podatke iz službenih evidencija i registara, koje vodi taj javnopravni organ, odnosno drugi nadležni organ, osim ako je pristup tim podacima ograničen u skladu sa zakonom.
Javnopravni organ može da traži od stranke samo one podatke koji su neophodni za utvrđivanje činjenica, a o njima se ne vodi službena evidencija. Stranka nije dužna da podnese ni one dokaze koje lakše i brže može da pribavi organ koji vodi postupak.
To podrazumjeva da službenik koji vodi postupak i donosi odluku može u kratkom periodu provjeriti činjenice iz drugih službenih evidencija, umjesto da stranka ide od organa do organa prikupljajući brojna uvjerenja.
Kada se ne radi o poznatim činjenicama, stranka je dužna da za svoje nove navode ponudi dokaze i po mogućnosti da ih podnese. Ako stranka tako ne postupi, službeno lice pozvaće je da to uradi u primjerenom roku koji će biti utvrđen rješenjem.
Pozitivni efekti ovog načela mogući su isključivo ako se ova razmjena vrši kroz jedinstveni informacioni sistem ili na drugi način koji garantuje efikasnost. Za suštinski napredak u oblasti razmjene podataka potrebno je da, paralelno sa uspostavljanjem tehničkih pretpostavki u smislu jedinstvenog informacionog sistema, imamo i digitalizaciju i prebrojavanje svih postojećih javnih registara i drugih službenih evidencija. Sa druge strane, ukoliko se razmjena podataka po službenoj dužnosti ne vrši kroz elektronsku platformu, pribavljanje podataka kroz papirnu formu može trajati znatno duže.
